Wer Aufgaben, Termine und private Erinnerungen auf verschiedene Tools verteilt, verliert schnell den Überblick. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit einer zentralen Aufgaben-Datenbank in Notion endlich alles an einem Ort planst – ohne Zettelwirtschaft, App-Chaos oder doppelte Einträge.
Das Ziel: Klarheit über deinen Tag, deine To-dos und deine verfügbare Zeit – egal ob beruflich oder privat.
Die häufigsten Denkfehler bei der Aufgabenplanung
Getrennte Tools für Aufgaben & Termine
Viele arbeiten mit To-do-Listen in einem Tool (z. B. Notion, Asana, Todoist) – und gleichzeitig mit einem Kalender für Termine.
Das Problem: Deine verfügbare Zeit wird nie realistisch abgebildet.
Trennung von privat & geschäftlich
Oft landen private Aufgaben irgendwo anders: auf Zetteln, in der Notizen-App, im Kopf.
Die Folge: Du planst doppelt – und verlierst den Überblick.
Das perfekte Setup als Einstiegshürde
„Ich muss erst alles perfekt strukturieren…“ – ein häufiger Denkfehler.
Dabei reicht für den Start eine funktionierende Minimalversion. Wichtig ist: Du legst los und wächst mit deinem System.
Die Lösung: eine zentrale Aufgaben-Datenbank in Notion
Die Idee ist simpel – aber wirkungsvoll: Eine einzige Datenbank für alles, was deine Zeit beansprucht.
Ob Meeting, Einkauf, Content-Planung oder Zahnarzttermin: Alles kommt in ein gemeinsames System, damit du deine Zeit endlich vollständig im Blick hast.
Die wichtigsten Bausteine:
| Feld | Funktion |
| Name | Kurze, verständliche Beschreibung der Aufgabe (z. B. „Angebot finalisieren“) |
| Status | Backlog / Aktiv / Erledigt – für klare Sicht auf Fortschritt und Fokus |
| Erledigen am | Termin (optional mit Uhrzeit) – macht Aufgaben planbar |
| Typ | z. B. Termin, Meeting, Reminder, Privat – für die richtige Filterung |
Alle Aufgaben – egal ob privat oder beruflich – sind jetzt an einem Ort und nutzbar in individuellen Ansichten.
Warum Aufgaben und Termine zusammengehören
Ob du eine Aufgabe erledigst oder zu einem Termin musst: Beides braucht Zeit.
Und genau deshalb gehören Aufgaben und Termine auch in ein gemeinsames System.
Der Schlüssel liegt in einem Perspektivwechsel:
Dein Tag ist nicht unendlich – sondern begrenzt. Und alles, was du planst, konkurriert um diese Ressource.
Mit dem neuen Setup siehst du zum ersten Mal realistisch, was du an einem Tag wirklich schaffen kannst – und worauf du besser verzichtest.
Fokus durch eigene Ansichten – statt Chaos in der Original-Datenbank
In Notion arbeitest du nicht in der Originaldatenbank, sondern in verknüpften Ansichten und Tabs, die deinen Alltag strukturieren:
- Aktive Aufgaben – was aktuell ansteht
- Erledigte Aufgaben – dein Fortschritt auf einen Blick
- Backlog – Ideen und Aufgaben für später
- Kalenderansicht – alles, was einen Termin hat
Jede Ansicht kannst du filtern, sortieren und individuell gestalten – ganz ohne Risiko, deine Struktur zu beschädigen.
Was du mit diesem Setup bereits gelöst hast
- Du hast eine zentrale Stelle für alles, was deine Zeit beansprucht ✅
- Du planst beruflich und privat gemeinsam, statt getrennt ✅
- Du siehst auf einen Blick, was erledigt ist und was ansteht ✅
- Du arbeitest in sicheren Ansichten, nicht im Datenbank-Rohbau ✅
- Du hast mit dem Status-Feld ein simples, effektives Steuerungssystem ✅
Was noch fehlt – und wie es weitergeht
Mit dieser Version kannst du Aufgaben und Termine erfassen, ordnen und in Ansichten darstellen.
Was dir aktuell noch fehlt, ist die realistische Einschätzung deiner verfügbaren Zeit:
- ⏱️ Wie viel Zeit brauchst du für eine Aufgabe?
- ⌛ Wie planst du deinen Tag sinnvoll und überforderungsfrei?
Diese Fragen beantworten wir im nächsten Video der Serie, in dem wir das Feld „Zeitaufwand“ einführen – damit du nicht nur weißt, was ansteht, sondern auch wie lange es dauert.
