Wer nur für sich selbst plant, braucht vor allem Übersicht. Doch sobald du im Team arbeitest oder mit Freelancern kooperierst, stellt sich eine neue Frage:
Wer macht was – und wie bleibst du informiert?
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du dein Aufgaben-Setup in Notion teamfähig machst: Mit klaren Zuständigkeiten, persönlicher Übersicht und einer Lösung für das größte Delegationsproblem: fehlende Rückmeldung.
Die häufigsten Probleme bei der Teamarbeit mit Aufgaben
Keine Verantwortlichkeit
Aufgaben werden erstellt – aber niemand ist zuständig.
Die Folge: Aufgaben bleiben liegen oder werden doppelt erledigt.
Kein persönlicher Überblick
Alle arbeiten in derselben Ansicht. Jeder sieht alles.
Das Problem: Verwirrung, fehlende Relevanz – und sinkende Motivation.
Delegation ohne Rückmeldung
Du gibst eine Aufgabe ab – aber erfährst nie, ob sie erledigt wurde.
Das Resultat: Kontrollverlust, Nachfragen, unnötige Schleifen.
Externe bleiben außen vor
Freelancer oder temporäre Partner haben keinen Zugriff auf das System.
Die Folge: Aufgabenverwaltung findet außerhalb statt – ohne Kontext und Verbindung.
Die Lösung: Aufgabenverwaltung mit neuen Filteransichten
Mit ein paar gezielten Erweiterungen machst du deine Notion-Aufgabenliste zur echten Teamlösung:
- Aufgaben erhalten eine verantwortliche Person (intern)
- Delegationen werden sichtbar gemacht (z. B. an Freelancer)
- Ansichten zeigen nur relevante Aufgaben (z. B. „Meine Aufgaben“)
- Automatisierungen liefern Feedback, wenn Aufgaben abgeschlossen sind
Und das Beste: Alles funktioniert auch mit Gästen, ohne dass du ihnen Vollzugriff auf dein System geben musst.
So funktioniert es in der Praxis
Zuständigkeiten erfassen
Erstelle in deiner Aufgaben-Datenbank ein Feld Verantwortlicher (Typ: Person).
Damit kannst du jeder Aufgabe klar zuweisen, wer sie ausführt – intern wie extern.
👉 Diese Eigenschaft wird in allen relevanten Ansichten eingeblendet.
Persönliche Aufgabenansicht einrichten
Jede:r im Team braucht eine eigene Übersicht.
Nutze den Filter Verantwortlicher = Ich und kombiniere ihn mit Status = Aktiv.
👉 Vorteil: Jeder sieht automatisch nur die eigenen Aufgaben – ohne manuelles Filtern.
Aufgaben delegieren und sichtbar machen
Manche Aufgaben gibst du bewusst weiter – willst sie aber im Blick behalten.
Dafür fügst du eine zweite Person-Eigenschaft ein: Delegiert an.
👉 Filtere diese in einer eigenen Ansicht – so siehst du alle Aufgaben, die du delegiert hast.
Übersicht trennen: Eigene vs. Delegierte Aufgaben
Baue zwei Tabs auf:
- „Aktive Aufgaben“: Aufgaben, für die du verantwortlich bist
- „Delegiert“: Aufgaben, die du weitergegeben hast
👉 Die Filterlogik sorgt dafür, dass Aufgaben beim Delegieren automatisch aus deiner Liste verschwinden – aber in der Delegiert-Ansicht auftauchen.
Automatische Benachrichtigung bei Erledigung
Wenn eine delegierte Aufgabe erledigt wird, wirst du automatisch informiert.
Erstelle eine Automatisierung mit diesen Bedingungen:
Delegiert anenthält eine PersonStatuswird auf „Erledigt“ gesetzt
👉 Der Verantwortliche bekommt eine Nachricht mit dem Aufgabentitel und wer sie erledigt hat.
Was du mit dieser Erweiterung erreicht hast
- Klare Zuständigkeiten bei jeder Aufgabe ✅
- Persönliche Ansichten für jedes Teammitglied ✅
- Volle Übersicht über delegierte Aufgaben ✅
- Rückmeldung bei erledigten Aufgaben – ganz automatisch ✅
- Gastzugänge für externe Partner – sicher & gezielt ✅
Was als Nächstes kommt
Aufgaben, Projekte – was fehlt noch?
Richtig: Deine Kunden.
Im nächsten Beitrag zeigen wir dir, wie du mit Notion ein leichtgewichtiges CRM aufbaust – mit Kundendaten, Ansprechpartnern und automatischer Verknüpfung zu Projekten und Aufgaben.
👉 Trag dich in unseren Newsletter ein – oder werde Teil unserer Community, um nichts zu verpassen.
