Wer Aufgaben nach Gefühl plant, läuft schnell in eine Falle: Der Tag scheint endlos, aber die Stunden reichen nie. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit Zeitaufwand pro Aufgabe und einer klaren Priorisierung im Backlog deinen Tag realistisch planst – ganz ohne Überforderung.
Das Ziel: Du siehst auf einen Blick, was heute wirklich machbar ist – und was noch warten darf.
Die häufigsten Denkfehler bei der Tagesplanung
Aufgaben ohne Zeitbezug planen
Viele notieren Aufgaben, ohne sich Gedanken zu machen, wie viel Zeit sie tatsächlich beanspruchen.
Die Folge: Der Tag ist überfüllt – und du fühlst dich permanent im Rückstand.
Alles sofort terminieren – ohne Priorität
Ideen und Aufgaben landen direkt im Kalender, ganz ohne Bewertung.
Das Problem: Du arbeitest an Aufgaben, die nicht wichtig sind – einfach, weil sie terminiert wurden.
Kein Überblick über die Tagesbelastung
Es wird geplant, aber nicht kalkuliert: Wie viel Zeit brauchst du wirklich? Was ist überhaupt schaffbar?
Die Folge: Du legst Aufgaben blind auf Tage – ohne realistischen Rahmen.
Die Lösung: Zeit und Priorität als neue Planungsbasis
Mit zwei einfachen Feldern machst du dein Aufgabenmanagement in Notion deutlich wirksamer:
- Zeit (numerisches Feld): Gibt grob an, wie viele Stunden du für eine Aufgabe einplanst.
- Priorität (Auswahlfeld): Zeigt, wie wichtig eine Aufgabe ist – bevor du ihr ein Datum gibst.
Die Zeitangabe hilft dir dabei, deinen Tag realistisch zu strukturieren. Die Priorität sorgt dafür, dass du dich auf das Wesentliche fokussierst.
So funktioniert es in der Praxis
Zeitaufwand einschätzen – statt nur auflisten
In der Ansicht „Aktive Aufgaben“ trägst du in der neuen Spalte „Zeit“ für jede Aufgabe einen groben Zeitwert ein – z. B. 2.5 für 2,5 Stunden.
Du gruppierst die Ansicht nach Erledigungsdatum und blendest unten die Summe pro Tag ein. So siehst du direkt: Wie viele Stunden sind heute geplant? Wie viel ist schon belegt?
💡 Tipp: Plane nie den ganzen Tag voll – spontane Unterbrechungen und Kommunikation gehören zum Alltag.
Wenn Aufgaben am Vortag nicht erledigt wurden, verschiebst du sie gezielt auf einen Tag mit Luft – statt sie einfach blind nachzuziehen.
Aufgaben zuerst bewerten – dann planen
In der Ansicht „Backlog“ sammelst du alle Aufgaben und Ideen, die noch keinen Termin haben. Hier kommt das Feld „Priorität“ ins Spiel:
Mit 5 Stufen (z. B. Prio 1 = sehr wichtig bis Prio 5 = unwichtig) gibst du jeder Aufgabe eine Einschätzung mit.
So vermeidest du, dass das Backlog zur unübersichtlichen Ideensammlung verkommt. Stattdessen erkennst du schnell:
- Was ist dringend und sollte bald eingeplant werden?
- Was ist optional oder kann warten?
Erst wenn klar ist, dass eine Aufgabe wirklich wichtig und zeitlich machbar ist, erhält sie ein konkretes Erledigungsdatum – und wandert damit automatisch in die Ansicht „Aktive Aufgaben“.
Weitere Ansichten, die dir helfen können
Kanban-Ansicht (Board)
Du kannst deine Aufgaben auch visuell im Board-Layout darstellen – gruppiert nach Datum oder Priorität. Gerade für Menschen mit stark visuellem Denken ein wertvoller Perspektivwechsel.
Kalenderansicht für echte Termine
Mit einer zusätzlichen Kalenderansicht behältst du den Überblick über Meetings und festgelegte Aufgaben. Durch Filter auf „Status = Aktiv“ und z. B. „Typ = Meeting“ bleibt die Ansicht übersichtlich.
Ansicht „Alle Aufgaben“ & Suche
Wenn du Aufgaben übergreifend durchsuchen willst, hilft dir eine kombinierte Ansicht mit allen Aufgaben – unabhängig vom Status. Die reguläre Suche in Notion bezieht sich sonst immer nur auf die aktive Ansicht.
Was du mit dieser Erweiterung erreicht hast
- Du planst realistisch, nicht idealistisch ✅
- Du berücksichtigst den Zeitaufwand pro Aufgabe ✅
- Du vergibst Prioritäten, bevor du Termine festlegst ✅
- Du kannst Aufgaben gezielt nach Zeit und Wichtigkeit bewerten ✅
- Du erkennst sofort, wenn ein Tag überlastet ist ✅
Was als Nächstes kommt
Du hast jetzt ein realistisches Planungssystem mit Zeit- und Prioritätenlogik aufgebaut. Im nächsten Schritt verknüpfen wir deine Aufgaben mit Projekten:
- Wie sieht eine Aufgabenansicht im Projekt aus?
- Wie nutzt du das Projekt-Backlog optimal?
- Und wie bekommst du Klarheit über alle Aufgaben innerhalb eines Projekts?
👉 Genau das erfährst du im nächsten Video unserer Serie.
