Wer Projekte und Aufgaben getrennt plant, verliert schnell den Überblick: Aufgaben entstehen irgendwo, hängen mit irgendetwas zusammen – aber am Ende weiß keiner mehr, was wozu gehört. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du deine Aufgabenplanung mit deinen Projekten verknüpfst – und so in beiden Welten den Überblick behältst.
Das Ziel: Du planst Aufgaben dort, wo sie entstehen – und behältst trotzdem alle Aufgaben zentral im Blick.
Die häufigsten Denkfehler im Projekt-Alltag
Aufgaben und Projekte getrennt führen
Viele führen Aufgaben in einer To-do-Liste und Projekte in einer Notiz oder einem separaten Tool.
Die Folge: Aufgaben sind losgelöst vom Kontext – man weiß oft nicht mehr, warum man sie erledigt.
Aufgaben manuell „zuordnen“
Die Zuordnung erfolgt meist im Nachhinein – z. B. mit einem Tag oder durch Copy & Paste.
Das Problem: Es ist fehleranfällig und sorgt für unnötige Pflegearbeit.
Projektseiten ohne Aufgabenbezug
Projekte enthalten Beschreibungen, vielleicht ein Ziel – aber keine aktive Aufgabenliste.
Die Folge: Planung findet woanders statt – das Projekt wird zur Hülle ohne Leben.
Die Lösung: Aufgaben direkt im Projekt planen
Wenn du Aufgaben direkt im Kontext eines Projekts anlegst, passiert drei Dinge gleichzeitig:
- Der Zusammenhang bleibt erhalten: Du weißt jederzeit, warum diese Aufgabe existiert.
- Die Kommunikation wird klarer: Auch im Team ist sofort ersichtlich, wofür gearbeitet wird.
- Die Planung wird effizienter: Du vermeidest doppelte Erfassung und kannst fokussierter arbeiten.
Der Schlüssel dazu ist ein gemeinsames System für Aufgaben und Projekte – mit einem festen Bezug zwischen beiden. Und genau das lässt sich in Notion hervorragend abbilden.
So funktioniert es in der Praxis
Aufgaben entstehen im Projekt – nicht in der Aufgabenübersicht
Wenn du an einem neuen Projekt arbeitest, denkst du in Aufgaben. Statt sie später irgendwo einzugeben, notierst du sie direkt im Projekt – dort, wo der Überblick entsteht.
Du kannst Aufgaben gleich mit Priorität, Zeitbedarf oder Termin versehen – oder sie erst mal als Idee ins Backlog legen. Der Vorteil: Die Aufgaben sind nicht nur sichtbar, sondern verankert.
Projekte bekommen eine echte Aufgabenansicht
Statt reiner Beschreibung enthält jedes Projekt eine eigene Übersicht aller zugehörigen Aufgaben.
Du siehst dort auf einen Blick:
- Welche Aufgaben gerade aktiv sind
- Was noch im Backlog liegt
- Und was bereits erledigt wurde
Das ersetzt jede externe To-do-Liste – und spart dir das manuelle Nachpflegen.
Zentrale Übersicht bleibt erhalten
Auch wenn du Aufgaben im Projekt erstellst, tauchen sie automatisch in deiner zentralen Aufgabenansicht auf.
So kannst du trotzdem:
- Tages- oder Wochenpläne erstellen
- Kapazitäten prüfen
- Aufgaben neu priorisieren oder terminieren
Du arbeitest projektbasiert – behältst aber immer das große Ganze im Blick.
Was du mit dieser Erweiterung erreicht hast
- Du planst Aufgaben dort, wo sie entstehen ✅
- Du behältst trotzdem die volle Kontrolle über alle Aufgaben ✅
- Du sparst dir doppelte Pflege und manuelles Zuordnen ✅
- Du siehst den Kontext jeder Aufgabe auf einen Blick ✅
- Du verknüpfst Planung, Ausführung und Übersicht in einem System ✅
Was als Nächstes kommt
Viele Projekte folgen ähnlichen Abläufen: Die gleichen Aufgaben, die gleichen Schritte, immer wieder neu erstellt.
Im nächsten Video zeigen wir dir, wie du automatisch alle Aufgaben eines Projekts erzeugst – mit Hilfe von Vorlagen und Automatisierung.
So wird aus einem Projekt nicht nur ein Plan – sondern ein produktives System.
👉 Genau das erfährst du im nächsten Video unserer Serie.
